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 怎样做好公室工作  

2011-4-7 18:55:57 浏览:1255 来源:  

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根据我多年从事办公室工作的实践和体会,谈谈怎样做好办公室工作。

一、办公室工作的概念

(一)办公室工作的职能:办公室工作包括办事、办文两个大的方面。办事包括协调工作、会务工作、催办查办工作、来宾来访接待工作、行政事务工作、领导的内勤和外出服务工作、安全保卫工作和值班工作等。办文包括制发文件、收发文件、转递文件、采集和提供信息、印信管理工作、档案工作和保密工作等。

(二)办公室工作的作用:承上启下、协调左右、联系内外的枢纽作用;办事、办文的助手作用;草拟文件、采集信息、调查研究、提建议、提预案的参谋作用;经领导授权帮助解决问题的协调作用;通过外来人员办事,从办事效率、服务态度、工作质量诸方面直接反映单位风貌的窗口作用;办公室人员经常将听到看到的情况反映给领导的耳目作用。

(三)办公室工作的特点:政治性,包括政策性和保密性;从属性,从属于同级领导,完全是围绕着领导的意图和安排进行工作的;全面性,上管方针政策,下管苍蝇蚊子,粗如牛腰,细如牛毛,没有明确其他科室分管的工作也要管起来。

(四)办公室工作的指导原则:一是工作要讲效率,各项工作都要准确、迅速。二是要保密。办公室人员知道领导机关和领导者的机密很多,必须注意保密,守口如瓶。三是实事求是。工作要扎扎实实,讲话要实实在在。特别是向领导反映情况,要一是一,二是二,不扩大,不缩小,不夹个人恩怨,不讲“大概”、“可能”、“差不多”等含糊不清、模棱两可的情况。

二、办公室的几项主要工作

(一)领导人的秘书工作。主要职责是:起草领导的讲话稿和有关发文稿;跟随领导调查研究,做好调查记录,撰写调查报告;记录领导人的讲话;收存、登记给领导发送的文件;领导人批示事项的转呈、催办、查办;根据领导意见,安排领导活动,并做好活动日志;为领导提供信息;做好领导的内勤和外出的服务工作;做好领导交办的其他工作。

(二)协调工作。办公室是一个单位的综合部门,经常按领导授权去协调解决各种问题。因此,协调工作是办公室的重要任务之一。

协调工作的类型,有上下关系协调,左右关系协调,公务关系协调,领导之间关系的协调,内部关系的协调,局部与整体关系的协调等。

协调工作的原则:从实际出发,实事求是;从全局出发,按政策办事;按有关部门的职能办事;坚持协商,达到统一,不能以权压人,不能强加于人。

(三)会务工作。会议的种类很多,有代表会(如党代会、人代会等)、常委会、全委会、办公会、工作会、电话会、汇报会、现场会、座谈会、研讨会等。下面着重谈谈工作会议的服务工作。

工作会议,顾名思义是部署或研究工作的会议。要服务好这种会议,需做好以下几点:(1)下发会议通知。通知的内容,包括会议名称、开会时间、开会地点、参加人员、需携带的材料等。(2)撰写、印制文件。一般应有领导讲话材料、经验介绍材料、文件讨论稿、参阅材料等。(3)安排会议日程和议程。(4)需要讨论的,还要编好讨论组,并明确召集人和讨论地点。(5)做好开会时间的服务工作。开会前,要提前打扫卫生,摆放桌凳,安排好主席台上的领导席位,准备好茶水。开会中间,要做好会议记录。有些重要会议,还要录音录像。会议结束后,要收集录音录像资料,整理会议记录,经有关领导审查后存入档案,备用。有的会议,还要把会议情况编写、印发简报。

(四)催办查办工作。就其实质说,它是实施决策、办理事务、落实批示的一项后续保证手段。

催查工作的范围,包括上级领导和本级领导批示的事项;上级机关交办的事项;新闻单位要求核查的事项;本单位领导安排的工作需要催查的事项。

催查的程序:拟办;立案;办理;催办;结案;归档。

(五)接待工作。办公室需要接待的人员,大体分为内宾、外宾和来访三种情况。接待者必须有良好的精神状态,待人要热情,要有礼貌,并且要有一定的接待程序,做倒忙而不乱。

来访者经常有四种情况:一是下属单位人员上访,二是上级单位人员视访,三是兄弟单位的人员走访,四是外地的同志来访。无论哪种人员,都要主动、热情、礼貌、周到。还要讲究接待规格。接待规格过高,影响领导的正常工作;过低,影响上下左右的关系。办公室负责接待的同志,要为领导当好参谋。

涉外接待,必须按照国家统一的方针、政策和统一的对外表态,在地方外事部门统一管理下进行,把握不准的事情,要及时请示,不能自行其是。

(六)来信来访工作

应坚持的原则:(1)对正确的意见和合理要求,要虚心采纳;(2)政策、条件都允许的,应尽量解决。有些问题虽然合理,但条件不成熟,一时不能解决的,要做好思想工作。(3)对政策不允许的,既要同情、体谅他们的困难,又要坦诚地向他们解释清楚,让他们谅解。(4)对群众申诉、控告和检举的问题,按领导的批示直办或转办。(5)对无理取闹的,应对其进行适当的批评,并通过讲道理的方法对他们说服教育。

应采用的方法:接待上访者要严肃认真,热情耐心,决不能敷衍塞责,漠然处之。可根据不同的类型,采取不同的方法:对文明平静型上访者,要注意礼貌,并对其提出的问题认真对待,尽可能达到他们的满意;对感情冲动型上访者,要先采取有效措施让其平静下来,而后问明情况,给予耐心细致的答复,尽量避免冲突;对纠缠型上访者,政策、条件都允许的,要尽快解决,政策、条件不允许的,态度要明朗、坚决,避免无谓地周旋。

(七)行政事务工作。包括财务管理、资产管理、车辆管理、环卫管理和安全管理等,是一项涉及面广、难度较大、服务性很强的工作。把这项工作做好了,可以保证单位各项工作高效地运行。要做好这项工作,一是统一领导,统筹兼顾,按原则办事,坚持从实际出发、实事求是的原则,为机关工作和生活服务的原则,勤俭节约的原则,分工协作的原则。二是要建立一套切实可行的规章制度,使各项工作有章可循。三是对人员定岗定责,建立岗位责任制。四是做好思想政治工作。教育从事这项工作的人员树立吃苦耐劳、扎实工作、一丝不苟的精神。要公道正派,不谋私利,宽宏大量,任劳任怨。

(八)印信管理工作。印章是凭信,是一个单位对外行使权力的标志。因此,对印章的使用,必须有严格的制度,必须经领导批准。盖印前,要对盖印材料进行审查;盖印后,要对用印单位、时间、内容、份数、批准用印人姓名、经办人姓名进行登记。印章的交接,要有交接手续和见证人。开具介绍信,要履行审批手续。严禁开具空白介绍信。介绍信存根要归档。

(九)保密工作。是关系党和国家安全的大事。办公室人员经常在领导身边为领导工作服务,频繁接触党和国家的秘密。这种特殊的工作条件,决定着办公室保密工作的重要性。涉及办公室保密的工作主要有:应保密的文件、会议内容、科学技术、经济情况等。为保守秘密,每个党和国家工作人员必须做到:不该知道的秘密不问,不该说的秘密不说,不该看的秘密不看,不在私人通信中涉及秘密,不用非保密本记录秘密,不在非保密场所谈论秘密,不私自录制、复印、拍摄、摘抄、收藏秘密,不向无关人员泄露秘密,不用公用电话、明码电报、在普通邮局办理秘密事项,不带秘密载体游览公共场所或探亲访友。

(十)值班工作。值班人员的职责是:承接上下左右,并将情况及时向领导汇报;对值班时发生的各种情况做好记录,并及时向领导汇报,按领导的意见妥善处理;做好来访接待工作,并妥善处理;做好领导交办的其他工作。

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